Avant qu'un établissement laisse ses élèves utiliser un outil d'IA, quelqu'un doit répondre à une question simple : où va le texte, et qui le conserve ? Cette page vous donne les faits sur Schoolhub, afin que vous puissiez y répondre pour votre établissement.
Précisons d'abord une chose. Un outil ne peut pas se rendre « conforme au RGPD » à lui seul. Lorsqu'un établissement ou une collectivité utilise Schoolhub dans le cadre d'un contrat, l'établissement est le responsable du traitement et nous sommes le sous-traitant. Votre établissement décide de l'usage qui est fait de Schoolhub, et nous traitons les données pour son compte dans le cadre d'un contrat de sous-traitance. Ce que nous pouvons faire, c'est expliquer clairement comment fonctionne le service.
Qui est responsable de quoi ?
Votre établissement ou votre collectivité décide à quoi sert Schoolhub et qui l'utilise. Schoolhub AS, une société norvégienne, traite les données pour votre compte.
Si un élève ou un enseignant souhaite consulter ou faire supprimer ses données, il s'adresse à l'établissement. Nous aidons l'établissement à traiter la demande, conformément au contrat de sous-traitance.
Si vous utilisez Schoolhub à titre individuel, sans contrat avec un établissement, Schoolhub est le responsable du traitement pour votre compte. Notre politique de confidentialité (en anglais) couvre les deux cas.
Où les données sont-elles stockées et traitées ?
Schoolhub fonctionne sur des serveurs situés dans l'UE. C'est là que sont stockés les comptes, les chatbots personnalisés, les fichiers importés et les sources des Hubs, et c'est là que tournent nos bases de données.
Les fonctions d'IA envoient du texte aux fournisseurs de modèles ci-dessous. Ce sont les services qui font fonctionner les outils que la plupart des enseignants utilisent, ainsi que le service que nous utilisons pour la supervision :
Ce qui se passe | Qui traite les données | Où |
|---|---|---|
Chat, outils d'écriture et génération d'images | Microsoft Azure OpenAI | UE |
Dictée et lecture à voix haute | Microsoft Azure Speech | Région Europe du Nord (Irlande) |
Voix des podcasts des Hubs | Google Vertex AI | Finlande |
Supervision et performances | PostHog | UE |
Que conservons-nous, et que ne conservons-nous pas ?
Nous conservons ce que vous créez et souhaitez garder : les informations de votre compte, les chatbots personnalisés que vous créez, les fichiers que vous importez, ainsi que les sources et les supports de vos Hubs. Ils sont conservés jusqu'à leur suppression.
Sauf si vous activez la sauvegarde de l'historique (voir plus bas), les messages du chat ne sont pas enregistrés dans la base de données de Schoolhub. Ils sont envoyés au modèle d'IA pour qu'il puisse répondre.
Nous n'utilisons pas les contenus des élèves ni des enseignants pour entraîner des modèles d'IA.
Nous conservons aussi des journaux techniques pour faire fonctionner le service, corriger les erreurs et détecter les abus. Les sauvegardes de la base de données sont conservées 30 jours.
Comment fonctionne l'historique des conversations ?
Par défaut, votre historique des conversations est conservé uniquement dans le navigateur de l'appareil que vous utilisez. Il n'est pas stocké sur nos serveurs. Les conversations de plus de 30 jours sont supprimées, et si une autre personne se connecte dans le même navigateur, l'historique précédent est effacé.
Certains établissements veulent que les enseignants et les élèves puissent poursuivre une conversation sur un autre appareil. Pour eux, la sauvegarde de l'historique est une option que nous activons par organisation. Chaque utilisateur décide ensuite lui-même : Schoolhub demande Enregistrer votre historique ?, et vous choisissez Enregistrer en toute sécurité ou Pas maintenant.
Si vous l'enregistrez, vous choisissez un code PIN à quatre chiffres. Vos messages sont chiffrés dans votre navigateur avant d'être enregistrés, et l'historique sauvegardé est conservé dans l'UE.
La clé qui déverrouille votre historique est protégée par votre code PIN, associé à une seconde clé que nous conservons dans un coffre de clés distinct, à accès contrôlé. Une copie de la base de données des historiques ne suffit pas à elle seule pour lire les conversations de qui que ce soit, et nous ne pouvons pas simplement ouvrir votre historique sauvegardé pour le lire.
L'historique se verrouille après 30 minutes d'inactivité, lorsque vous vous déconnectez ou lorsque vous le verrouillez vous-même.
Vous pouvez supprimer une conversation depuis la barre latérale. Pour tout supprimer, utilisez Réinitialiser l'historique et le code PIN sur la page de votre compte. Un code PIN oublié ne peut pas être récupéré : la réinitialisation supprime donc votre historique sauvegardé.
Qui peut voir quoi ?
Les enseignants et les élèves se connectent avec un compte. Vous pouvez vous connecter avec Google, Microsoft ou une adresse e-mail, ou avec l'identifiant scolaire national de votre pays lorsque nous le prenons en charge. Les identifiants scolaires nationaux nous indiquent si une personne est enseignant ou élève, et à quel établissement et à quelles classes elle appartient.
Les établissements et les organisations peuvent aussi utiliser le contrôle d'accès. Un administrateur de l'organisation définit des règles pour l'organisation et ses établissements, et les enseignants les ajustent pour les classes dont ils ont la charge. Vous pouvez activer ou désactiver pour les élèves des chatbots et des outils précis, par exemple la génération d'images ou la recherche sur le web, pendant une heure, deux heures, jusqu'à minuit ou jusqu'à ce que vous modifiiez le réglage. Les enseignants ne peuvent pas activer un outil qui a été désactivé de façon centralisée. Le contrôle d'accès est déployé organisation par organisation et ne fonctionne pas encore avec tous les identifiants scolaires : demandez-nous s'il est disponible pour le vôtre.
L'historique sauvegardé est chiffré, et un compte administrateur dans Schoolhub ne donne pas accès aux conversations sauvegardées des autres utilisateurs.
Qu'est-ce que les élèves et les enseignants devraient éviter de partager ?
Schoolhub rappelle aux utilisateurs de ne pas partager de données personnelles dans le chat, et c'est aussi ce que nous recommandons. C'est au règlement de l'établissement sur l'IA de fixer ce que les élèves peuvent en faire. Abordez avec la classe ce qu'il ne faut pas saisir : des noms, des informations de santé ou quoi que ce soit sur d'autres personnes.
Comment obtenir un contrat de sous-traitance ?
Écrivez-nous à contact@schoolhub.ai en précisant l'établissement ou la collectivité que vous représentez. Nous vous enverrons notre contrat de sous-traitance et répondrons aux questions de votre délégué à la protection des données ou de votre équipe informatique sur le fonctionnement du service.
Tous les détails, y compris la liste des sous-traitants ultérieurs et les droits de vos utilisateurs, figurent dans notre politique de confidentialité pour les établissements et les organisations (en anglais).
Si votre établissement est prêt à essayer Schoolhub, commencez ici et nous vous accompagnerons.