Voldoet AI op jouw school aan de AVG? Waar je gegevens heen gaan in Schoolhub

Voordat een school leerlingen met een AI-tool laat werken, moet iemand een simpele vraag beantwoorden: waar gaat de tekst naartoe, en wie bewaart hem? Op deze pagina vind je de feiten over Schoolhub, zodat je die vraag voor je eigen school kunt beantwoorden.

Eerst dit. Een tool kan zichzelf niet "AVG-proof" maken. Als een school of gemeente Schoolhub gebruikt op basis van een overeenkomst, is de school de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Jullie school bepaalt hoe Schoolhub wordt gebruikt, en wij verwerken gegevens namens jullie op basis van een verwerkersovereenkomst. Wat wij kunnen doen, is open zijn over hoe de dienst werkt.

Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Jullie school of gemeente bepaalt waarvoor Schoolhub wordt gebruikt en wie het gebruikt. Schoolhub AS, een Noors bedrijf, verwerkt de gegevens namens jullie.

Wil een leerling of leraar gegevens inzien of laten verwijderen, dan neemt die contact op met de school. Wij helpen de school met het verzoek, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

Gebruik je Schoolhub zelfstandig, zonder overeenkomst met een school, dan is Schoolhub de verwerkingsverantwoordelijke voor jouw account. Onze privacyverklaring (in het Engels) geldt voor beide situaties.

Waar worden gegevens opgeslagen en verwerkt?

Schoolhub draait op servers in de EU. Daar worden accounts, eigen chatbots, geüploade bestanden en bronnen in Hubs opgeslagen, en daar draaien onze databases.

AI-functies sturen tekst naar de modelaanbieders hieronder. Dit zijn de diensten achter de functies die de meeste leraren gebruiken, plus de dienst die we voor monitoring gebruiken:

Wat slaan we op, en wat niet?

We slaan op wat je maakt en wilt bewaren: je accountgegevens, de eigen chatbots die je bouwt, bestanden die je uploadt en de bronnen en materialen in je Hubs. Die blijven bewaard tot ze worden verwijderd.

Zolang je de opgeslagen chatgeschiedenis niet aanzet (zie hieronder), worden chatberichten niet in de database van Schoolhub opgeslagen. Ze gaan naar het AI-model, zodat het kan antwoorden.

We gebruiken de inhoud van leerlingen en leraren niet om AI-modellen te trainen.

Daarnaast houden we technische logs bij om de dienst te laten draaien, fouten op te lossen en misbruik op te sporen. Databaseback-ups bewaren we 30 dagen.

Hoe werkt de chatgeschiedenis?

Standaard staat je chatgeschiedenis alleen in de browser op het apparaat dat je gebruikt. Hij wordt niet op onze servers opgeslagen. Gesprekken die ouder zijn dan 30 dagen worden verwijderd, en als iemand anders in dezelfde browser inlogt, wordt de vorige geschiedenis gewist.

Sommige scholen willen dat leraren en leerlingen een gesprek op een ander apparaat kunnen voortzetten. Voor hen is opgeslagen chatgeschiedenis een optie die we per organisatie aanzetten. Elke gebruiker beslist dan zelf: Schoolhub vraagt Je chatgeschiedenis opslaan?, en je kiest Veilig opslaan of Niet nu.

Kies je voor opslaan, dan stel je een pincode van vier cijfers in. Je berichten worden in je browser versleuteld voordat ze worden opgeslagen, en de opgeslagen geschiedenis staat in de EU.

De sleutel die je geschiedenis ontgrendelt, is beveiligd met je pincode in combinatie met een tweede sleutel die wij bewaren in een aparte sleutelopslag met toegangscontrole. Met alleen een kopie van de geschiedenisdatabase kan niemand gesprekken lezen, en wij kunnen je opgeslagen geschiedenis niet zomaar openen en lezen.

De geschiedenis wordt vergrendeld na 30 minuten zonder activiteit, als je uitlogt of als je hem zelf vergrendelt.

Eén gesprek verwijder je via de zijbalk. Wil je alles verwijderen, gebruik dan Chatgeschiedenis en pincode resetten op je accountpagina. Een vergeten pincode kun je niet herstellen, dus resetten verwijdert je opgeslagen geschiedenis.

Wie kan wat zien?

Leraren en leerlingen loggen in met een account. Je kunt inloggen met Google, Microsoft of e-mail, of met de nationale schoollogin van je land als wij die ondersteunen. Via de nationale schoollogins weten we of iemand leraar of leerling is, en bij welke school en klassen diegene hoort.

Scholen en organisaties kunnen ook toegangsbeheer gebruiken. Een beheerder van de organisatie stelt regels in voor de organisatie en haar scholen, en leraren passen die aan voor de klassen waaraan ze lesgeven. Je kunt losse chatbots en tools voor leerlingen aan- of uitzetten, bijvoorbeeld afbeeldingen maken of zoeken op internet, voor één uur, twee uur, tot middernacht of tot je het weer verandert. Een tool die centraal is uitgezet, kunnen leraren niet aanzetten. Toegangsbeheer wordt per organisatie uitgerold en werkt nog niet met elke schoollogin. Vraag ons dus of het voor die van jullie al beschikbaar is.

Opgeslagen chatgeschiedenis is versleuteld, en een beheerdersaccount in Schoolhub geeft geen toegang tot de opgeslagen gesprekken van andere gebruikers.

Wat kunnen leerlingen en leraren beter niet delen?

Schoolhub herinnert gebruikers eraan geen persoonsgegevens in de chat te delen, en dat raden wij ook aan. Laat de eigen AI-regels van de school bepalen waarvoor leerlingen het gebruiken, en bespreek met de klas wat ze niet intypen: namen, gezondheidsinformatie of informatie over andere mensen.

Hoe krijgen we een verwerkersovereenkomst?

Neem contact met ons op via contact@schoolhub.ai en laat weten welke school of gemeente je vertegenwoordigt. We sturen je onze verwerkersovereenkomst en beantwoorden de vragen van jullie privacy- of IT-team over hoe de dienst werkt.

Alle details, waaronder de lijst met subverwerkers en de rechten van jullie gebruikers, vind je in onze privacyverklaring voor scholen en organisaties (in het Engels).

Is jullie school klaar om Schoolhub te proberen? Begin hier, dan helpen we jullie verder.